Modèle de cahier des charges pour la refonte d'un site Web

Le cahier des charges est un document essentiel pour la préparation de la refonte d'un site internet. Le travail d'élaboration de ce document vous permettra de réfléchir à vos attentes et aux objectifs de la refonte.

C'est ce document qui servira de base pour les discussions avec les prestataires de service pour définir les coûts de développement.

Par la suite, il vous servira également à vérifier que le résultat correspond aux attentes.

Pour vous aider à comprendre et adapter ce modèle, nous avons rédigé un guide pour la rédaction du cahier des charges pour la refonte d'un site internet

Chez Aynils, nous proposons un service d'accompagnement pour vous aider à identifier les besoins et objectifs des OSBL pour la création de leurs nouveaux site internet. Dans ce cadre, nous rédigeons régulièrement des cahiers des charges comme celui-ci.

Notre mission consiste à aider les OSBL à devenir autonomes dans leur approche du numérique. C'est pourquoi nous publions ce modèle de cahier des charges sous licence libre (CC-BY-SA v4). Cette licence vous permet d'utiliser, modifier, partager ce document sans restriction. La seule condition est de nous citer lorsque vous le faites.

Cahier des charges

Fonctionnalités

• Espace membres avec inscription et paiement de la cotisation ;
• Partage de média (documents, images, vidéos) ;
• Blog ;
• Actualités de l'organisme ;
• Archive des publications ;
• Publication de rapports ;
• Publication de fiches d’information ;
• Description de l’organisme, de sa mission et de son historique ;
• Présentation des employées et membres du CA de l'organisme ;
• Analyse du trafic à l'aide d'un logiciel respectueux de la vie privée (pas Google Analytics) ;
• Recherche globale. Une fonctionnalité de recherche globale permettra d’accéder au contenu du site lié aux mot-clés recherchés ;

Le site Web devra être développé en suivant un modèle de CMS (Content Management System), permettant, après une formation spécifique, à un.e employé.e de l'organisme de modifier l’apparence et la structure du site Web, sans faire appel au ou à la prestataire de service (changement d’illustration, ajout d’une section, modification d’un lien en bas de page, etc.).

Le site Web permettra aux autres employé·es de l'organisme d’ajouter du contenu au site Web, sans toucher à sa structure (billets de blog, actualités, documents, médias). Les pages ajoutées pourront facilement être mises en page (couleurs, polices, ajout du media).

Intégrations

• Inscription automatisée au système d’infolettre : Mailchimp ;
• Intégration du logiciel de gestion de bibliothèque utilisé par l'organisme (via une iframe) ;
• Affichage automatique des derniers épisodes du podcast de l'organisme ;

Hiérarchie de l’information

Un travail de classement et hiérarchisation de l’information a été réalisé. Le résultat de ce travail est la structure de site présentée dans le schéma ci-dessous. Elle devra être suivie pour la création du site Web.

SEO

Un score de 100% au test Lighthouse pour la catégorie SEO est requis.

Les employé·es de l'organisme qui ajoutent du contenu auront la possibilité de modifier les éléments principaux : description pour chaque page, titres, données structurées.

Le site sera optimisé techniquement pour le référencement.

Accessibilité

Le site Web répondra au minimum aux normes d’accessibilité AA définies par le WCAG2.

Un score de 100% au test Lighthouse pour la catégorie Accessibilité est requis.

Performances

Un score supérieur à 80% pour l'indicateur de performance du test Lighthouse est requis.

Design

Le design du site Web est exclu de cet appel d’offres. Il sera réalisé avant le site Web, par un·e prestataire de services responsable de la refonte de l’image de marque. Les fichiers relatifs au design seront fournis au ou à la prestataire de service en charge du site Web. Ce design devra être respecté.

Migration du contenu et redirections

Une partie du contenu actuel du site devra être migré par le ou la prestataire de services sélectionné·e. Ce contenu comprend :

• Tous les articles de blog parus depuis le 1er janvier 2018 ;
• Les rapports d'activités depuis le 1er janvier 2018 ;

Des redirections (http 301) devront être mises en place pour toutes les url qui viendraient à changer entre l'ancien et le nouveau site.

Maintenance, hébergement et gestion du nom de domaine

L'organisme dispose déjà d'un nom de domaine et souhaiterait en confier la gestion et le renouvellement automatique au ou à la prestataire de services sélectionné·e.

Un plan d'hébergement et de maintenance sera inclus à la soumission et son coût sera clairement mentionné. Ce plan doit comprendre des mises à jour techniques du site sur une base régulière.

Accès au code source et aux serveurs

Le code source, en cas de développements spécifiques, ainsi que les accès nécessaires aux logiciels tiers et aux serveurs seront fournis avec le site Web, afin de permettre à l'organisme de travailler en toute indépendance, le cas échéant.

Formation et documentation

Une formation pour le personnel de l'organisme sera donnée, avant le déploiement final du site Web. Cette formation permettra à une personne désignée au sein de l'organisme d’acquérir les compétences nécessaires pour l’administration du site Web. Le reste des employé·es devront être formées à la gestion du contenu uniquement (création, publication, modification, archivage, suppression).

Un mode d’emploi en français, permettant aux employé·es de l'organisme d’effectuer les tâches d’administration du site et de gestion du contenu (création, publication, modification, archivage, suppression) sera fourni avec le site Web.

Gestion de projet et communication

La communication entre le ou la prestataire de services sélectionn·ée et l'organisme se fera en français.

Des réunions de suivi auront lieu toutes les deux semaines.

Budget

L'organisme dispose d'un budget maximal de 20 000 $ pour la réalisation du site web.

Délais

L’échéancier souhaité est le suivant :

• 12 Janvier - Publication de l’appel d’offres ;
• 12 février – Date limite pour les soumissions ;
• 24 février – Attribution du projet ;
• 1er mars – Réunion de lancement et début des travaux ;
• 1er mars – Partage des fichiers relatifs au design ;
• 31 mai – Livraison d’une version de test du site Web pour validation et de la documentation ;
• 15 juin – Formation de la personne en charge de l'administration au sein de l'organisme ;
• 30 juin – Livraison de la version finale du site Web ;
• 15 juillet – Formation de toustes les employé·es de l'organisme.

Des modifications à cet échéancier peuvent être apportées par les soumissionnaires si iels le jugent nécessaire. Cependant, nous voudrions que le projet soit terminé au plus tard le 15 septembre, date de notre assemblée générale annuelle.

Garantie

Une garantie d’au moins 90 jours après la validation du résultat devra être comprise dans la soumission. Cette garantie comprendra les bugs et d'éventuelles erreurs de développement qui n'auraient pas été détectées avant la validation.

Conclusion

Pour vous aider à comprendre et adapter ce modèle, nous avons publié un guide de rédaction du cahier des charges pour la refonte d'un site Web

Nous espérons que ce modèle de cahier des charges vous sera utile. Si vous avez la moindre question par rapport à ceci ou par rapport au numérique pour organismes sans but lucratifs en général, Contactez-nous, ça nous fera plaisir de vous aider.