Modèle de politique de confidentialité des données

Une politique de confidentialité des données est le document qui permet à votre public, vos membres, vos partenaires et toutes les personnes avec lesquelles vous entretenez des relations professionnelles de connaître précisément la façon dont vous récoltez, traitez et stockez leurs données.

Ce document doit répondre aux questions suivantes :

• Quelles informations récoltons-nous ?
• Pourquoi avons-nous besoin de ces informations ?
• Où allons-nous stocker ces informations ?
• Qui aura accès à ces informations ?
• Quelle est la marche à suivre si une personne souhaite supprimer ou modifier ses informations ?

Il est important d'utiliser un langage simple pour vous assurer que cette politique est comprise par les personnes qui la lisent. Il n'est pas question ici de conditions d'utilisations en petits caractères, pleines de jargon juridique.

Modèle

Nous avons préparé un modèle de politique de confidentialité des données que vous pouvez partager, modifier et utiliser gratuitement pour votre organisme sans but lucratif. La seule condition est de nous citer lorsque vous le faites.

Une fois rempli, vous vous conseillons de le faire réviser par un·e professionnelle du domaine juridique.

Nous vous conseillons de le rendre directement accessible par votre public. Par exemple en le publiant sur votre site internet.

Politique de confidentialité

Introduction

Dans notre travail, nous portons une attention particulière à la protection de la vie privée. C’est pourquoi, nous nous engageons à respecter la confidentialité des données personnelles que nous collectons.

Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

Pour mener à bien notre mission, la récupération de vos données personnelles est utile à plusieurs niveaux :

• Vos coordonnées (nom, prénom, adresse courriel et numéro de téléphone) nous permettent de vous prévenir de notre assemblée générale annuelle ;
• Votre adresse postale nous permet de vérifier que vous résidez dans notre province, ce qui est obligatoire, selon nos statuts et règlements ;
• Des renseignements sur votre localisation approximative et le matériel utilisé pour naviguer sur notre site web nous est utile pour améliorer l'expérience sur celui-ci ;
• Votre adresse courriel nous permet de vous envoyer notre infolettre.

Comment récoltons-nous vos données ?

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis de plusieurs façons :

• Lorsque vous communiquez avec nous via le formulaire de contact de notre site web ou par courriel ;
• Lorsque vous vous inscrivez comme membre ou renouvelez votre membriété ;
• Lorsque vous vous inscrivez à un de nos événements ;
• Lorsque vous naviguez sur notre site internet ;
• Lorsque vous empruntez un livre de notre bibliothèque.

Où sont enregistrées vos données ?

Notre organisme utilise les services infonuagiques de Microsoft, situés au Canada, pour le stockage des données.

Pour la collecte de vos données et la réalisation de certaines actions, d'autres plateformes peuvent être utilisées :

• Envoi de l'infolettre : une liste des noms, prénoms et adresse courriel des personnes abonnées à notre infolettre est enregistrée sur Mailchimp ;
• Inscription aux événements : lorsque nous utilisons Eventbrite pour un événement, Eventbrite récolte vos coordonnées pour nous les transmettre ;
• Inscription des membres : lorsque vous vous inscrivez au travers de notre site web, vos données personnelles transitent par notre site web, hébergé par Web Hébergement Canada.

Qui à accès à vos données ?

Seul·es nos employé·es ont accès à ces données. Leurs accès au système de stockage des données sont protégés par une authentification à deux facteurs.

Nos employé·es sont tenu·es par contrat de respecter la confidentialité de vos informations.

Nous attirons votre attention sur le fait qu'en matière de sécurité informatique, le risque zéro n'existe pas. Nous mettons tous les moyens à notre disposition pour protéger vos données, mais ne pouvons pas être tenu·es responsables dans le cas ou une personne mal intentionnée viendrait à s'introduire dans nos systèmes.

Quels sont vos droits concernant vos informations ?

Vous avez le droit de nous demander de vous fournir, de modifier ou de supprimer vos informations personnelles.

Vous avez également le droit de nous demander de cesser l'utilisation de vos données à des fins particulières. Par exemple : vous pouvez demander à ne plus recevoir l'infolettre, tout en restant membre de notre organisme.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez nous contacter par courriel à [email protected]

Conclusion

Nous espérons que ce modèle de document vous sera utile. Si vous avez des questions sur celui-ci ou que vous souhaitez d'autres modèles, contactez-nous. Ça nous fera plaisir de vous aider !