Guide de rédaction du cahier des charges pour la refonte d'un site Web

Auteurs et autrices

Le cahier des charges est un document essentiel pour la préparation de la refonte d'un site internet. L'élaboration de ce document vous permettra de réfléchir à vos attentes et aux objectifs de la refonte.

C'est ce document qui servira de base pour les discussions avec les prestataires de service pour définir les coûts de développement.

Par la suite, il vous servira également à vérifier que le résultat correspond aux attentes.

Dans ce guide, nous mettons notre expertise à votre service en vous expliquant quels sont les éléments importants et pourquoi ils devraient faire partie de votre cahier des charges.

Si vous voulez voir un exemple complet, rendez-vous vers notre modèle de cahier des charges pour la refonte d'un site internet

Chez Aynils, nous proposons un service d'accompagnement pour vous aider à identifier vos besoins et objectifs pour votre nouveau site internet. Dans ce cadre, nous rédigeons régulièrement des cahiers des charges pour nos client·es.

Notre mission consiste à aider les OSBL à devenir autonomes dans leur approche du numérique. C'est pourquoi nous partageons ici notre expérience pour que vous puissiez rédiger un cahier des charges complet pour assurer la réussite de la refonte de votre site internet.

Table des matières

Cahier des charges

Ce document doit être rédigé suite à un travail de réflexion effectué en équipe. Le but ici est de présenter, de façon exhaustive, les attentes de l'organisme.

Il est important de ne jamais considérer certaines demandes comme évidentes. Ce qui est évident ne l'est pas forcément pour le ou la prestataire de service. Et vice-versa. On veut à tout prix éviter de se rendre compte à la fin du projet qu'une fonctionnalité importante n'a pas été prévue.

Un cahier des charges devrait toujours contenir les sections suivantes.

Fonctionnalités

Listez ici toutes les fonctionnalités que vous voulez voir sur votre nouveau site internet. Vous pouvez les classer dans deux catégories :

  • Impératives
  • Souhaitées

Ce classement permettra aux soumissionnaires d’adapter leurs offres, en proposant des options, pour correspondre au budget.

Détaillez les fonctionnalités pour vous assurer que le ou la prestataire de service et vous êtes aligné·es.

Intégrations

Une intégration est un lien automatique avec un autre outil. Par exemple, un formulaire qui permet de s'inscrire directement à l'infolettre, l'affichage automatique des derniers épisodes d'un podcast, ou encore l'affichage de la bibliothèque de l'organisme.

Listez ici toutes les intégrations souhaitées. Le classement peut être réalisé sur le même modèle que les fonctionnalités : impératives et souhaitables.

Hiérarchie de l’information

Le but d'un site internet est généralement de partager de l'information. Lorsqu'une personne arrive sur votre site, vous voulez qu'elle trouve son chemin facilement. Il s'agit d'un élément essentiel pour communiquer avec votre public.

Pour cela, nous vous conseillons de prendre le temps, en équipe, d'organiser l'information sous forme d'organigrame. Cet outil visuel vous permettra de visualiser l'organisation de l'information dans son ensemble. Aucune page ne devrait se trouver à plus de trois clics de la page d'accueil.

Ajoutez ici le schéma que vous avez réalisé. Indiquez que cette structure devra être respectée lors du développement du site web.

SEO

Le SEO, ou Search Engine Optimization est un terme qui englobe toutes les techniques utilisées pour optimiser l'affichage et le classement d'un site dans les moteurs de recherches.

Ceci est important si votre site internet a vocation à être trouvé par des personnes qui ne connaissent pas nécessairement votre organisme.

Le rôle de l’entreprise qui va développer votre site internet est de s’assurer que les aspects techniques du SEO sont conformes aux standards. Demander un score de 100% au score de Lighthouse est une bonne base.

Il faut aussi que vous ayez la possibilité de modifier les éléments principaux : description pour chaque page, titres, données structurées.

Accessibilité

L'accessibilité est l'ensemble des moyens mis en œuvre pour rendre votre site internet accessible par le plus grand nombre. Il est important de prendre en compte différents handicaps et besoins spécifiques lors du développement d'un site internet.

Si votre politique d’accessibilité mentionne des règles spécifiques pour le web, mentionnez-les ici. Sinon, demander de respecter le niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) est une très bonne base.

Performances

Le temps de chargement de votre page va jouer un rôle essentiel dans son référencement et pour l'expérience des utilisateurs et utilisatrices. Si le chargement est trop long, elle ne sera pas mise en avant pas les moteurs de recherche. En plus, une page lourde signifie plus de ressources utilisées au niveau des serveurs, mais aussi sur les appareils de votre public et au niveau de leurs forfaits mobiles.

L’indicateur de référence est le test Lighthouse de Google. Un score de 80 est correct mais le plus haut est le mieux.

Design

Si vous avez besoin d’un design, mentionnez-le ici avec un maximum de détails par rapport à vos attentes. Si vous avez des exemples de sites que vous aimez, vous pouvez les citer pour aider le ou la prestataire de services à se faire une idée de vos attentes. Dans ce cas, mentionnez à chaque fois ce que vous aimez sur chaque site.

Si vous avez choisi de faire appel à un·e designer, mentionnez que les maquettes des designs seront fournies au lancement du projet de refonte du site web et devront être respectées. Rendez-les disponibles sur demande, si le travail de design est déjà terminé.

Migration du contenu et redirections

Si vous avez identifié du contenu présent sur votre site actuel qui devrait se retrouver sur le nouveau, il est important de demander deux choses :

  • Migration du contenu : spécifiez le contenu existant qui doit être transféré vers le nouveau site.
  • Redirection des liens : pour s’assurer qu’aucun lien partagé précédemment ou trouvé par les moteurs de recherches ne renvoie vers une page d’erreur.

Maintenance, hébergement et gestion du nom de domaine

Votre site doit être hébergé sur un serveur et recevoir des mises à jour techniques régulières. Il est important que ce travail soit compris dans l’offre de service. Si vous avez des exigences spécifiques comme un hébergement au Canada ou un serveur disposant d’une certification « verte », indiquez-le ici.

Si vous n’avez pas de raison spécifique de gérer votre nom de domaine vous-même, il peut être intéressant d’en confier la responsabilité à l’entreprise qui va créer votre nouveau site web. Attention à leur demander un renouvellement automatique. Ceci évitera que quelqu’un d’autre ne se l’approprie en cas d’expiration.

Accès au code source et aux serveurs

Ceci vous permettra de passer le relais à un·e autre prestataire de services dans le cas où l’entreprise qui développe votre site venait à terminer ses activités ou si vous décidez de changer pour d’autres raisons.

Formation et documentation

Vous aurez besoin de deux types de formations :

  • Une formation avancée pour la personne de votre équipe en charge de l’administration du site. C’est la personne qui pourra effectuer tous les changements avancés une fois votre site en ligne.

  • Une formation à la gestion de contenu pour toute l’équipe. Cette formation vous apprendra à publier, modifier ou supprimer du contenu.

Le contenu de ces deux formations devrait se retrouver dans une documentation complète. Ceci afin de permettre la continuité de vos activités lorsque les personnes formées quittent l’organisme.

Gestion de projet et communication

Il est important que vous soyez en contact régulièrement avec l’entreprise pendant toute la durée du projet. Nous vous conseillons de demander des réunions de suivi toutes les deux semaines.

Si vous souhaitez que la communication se fasse en français, mentionnez-le ici.

Budget

Mentionner votre budget permettra aux soumissionnaires de remettre une offre réaliste par rapport à vos attentes.

Délais

Si vous avez une date impérative pour la mise en ligne, comme l’expiration d’un financement ou un événement, il faut l’indiquer ici.

Si vos délais sont flexibles, renseignez votre planning souhaité.

Les soumissionnaires pourront évaluer, en fonction de leur expertise si ce planning est réaliste et vous questionner si nécessaire.

Garantie

Une garantie d’au moins 90 jours après la validation du résultat permettra de corriger les bugs que vous constaterez lors de l’utilisation en situation réelle.

Conclusion

N'oubliez pas que nous mettons à disposition gratuitement un modèle de cahier des charges pour la refonte d'un site internet

Nous espérons que ce guide vous sera utile. Si vous avez la moindre question par rapport à ceci ou par rapport au numérique pour organismes sans but lucratifs en général, Contactez-nous, ça nous fera plaisir de vous aider.

Ce contenu est publié sous la licence Creative Commons CC-BY-SA v4